De levenscyclus van de deadline

Een call for papers ziet eruit als een muur van data. Als je het eenmaal kunt lezen, is het een kaart van de komende vier maanden van je leven. Hier is de decoderring.

De data, in volgorde

Datum	Wat het betekent
Samenvattingregistratie	U dient de titel, samenvatting en auteurs in. Op basis hiervan worden reviewers toegewezen.
Deadline voor volledige paper	De daadwerkelijke PDF wordt verwacht. Meestal ongeveer een week na abstractregistratie.
Kennisgeving	Accepteren of weigeren belandt in uw inbox. Vaak met een weerwoordronde ertussen.
Weerleggingsvenster	Een paar dagen om op beoordelingen te reageren voordat definitieve beslissingen worden genomen.
Cameraklaar	De laatste, gepolijste versie voor de procedure.

De abstractdeadline is op de meeste locaties niet optioneel. Als u het mist, kunt u het artikel helemaal niet indienen, zelfs niet als de pdf gereed is. Registreer u zo nodig vroeg met een placeholder-samenvatting en verfijn deze vervolgens. Onze gids voor een samenvatting schrijven helpt hier.

Wat AoE eigenlijk betekent

De meeste deadlines voor conferenties zijn AoE: Anywhere on Earth, wat UTC-12 is. De deadline is pas verstreken na middernacht in de laatste tijdzone op aarde, een onbewoond deel van de Stille Oceaan.

Concreet voorbeeld: een deadline van “15 mei, AoE” betekent 23:59 uur op 15 mei in UTC-12. Als je in Berlijn (UTC+2) bent, is dat op 16 mei 13:59 uur. In Californië (UTC-7) is het op 16 mei 04:59 uur. Dus ja, je krijgt vaak een bonusochtend. Nee, je moet er niet omheen plannen.

Waarom mensen deadlines obsessief bijhouden

Deadlines voor conferenties zijn harde muren. Er is geen sprake van “sorry, vijf minuten te laat” op een toplocatie, en de volgende indienperiode kan wel eens zes maanden duren. Dat is de reden waarom onderzoekers deadline-trackers open houden op een vastgezet tabblad. Als u in Oleafly werkt, is er een browser voor conferentiedeadlines ingebouwd, ondersteund door de open ccf-deadlines-dataset, zodat u datums kunt controleren zonder uw concept te verlaten. Bevestig altijd tegen de officiële oproep voor papieren, aangezien de datums verschuiven.

Het kiezen van de deadline waarnaar moet worden gestreefd, is zijn eigen beslissing. Zie je locatie kiezen.

Plan achteruit vanaf de deadline

Werk terug vanaf de volledige papierdeadline:

• Deadline min 1 dag: buffer. Er zal iets misgaan. Deze dag absorbeert het.
• Minus 3 dagen: inhoud bevriezen. Corrigeer alleen typefouten en cijfers.
• Minus 1 week: volledige versie klaar, verzonden naar co-auteurs of een vriendelijke lezer.
• Minus 2 weken: alle experimenten voltooid, resultatentabellen vergrendeld.
• Minus 4 weken: serieus schrijven, cijfers opstellen.

De meest voorkomende fout bij een eerste keer is dat je de deadline behandelt alsof je klaar bent met schrijven. Behandel het alsof u klaar bent met repareren.

Nadat je het hebt verzonden

De levenscyclus gaat door. Recensies komen binnen, en peer review is veel logischer als je eenmaal weet wat reviewers moeten doen. Dan komt het weerwoord, de beslissing en als het goed gaat, de sprint voor de camera. Elk van hen heeft zijn eigen les in dit nummer.

Eén deadline tegelijk. Dat is de hele truc.