HotCRP, EasyChair, OpenReview, CMT

Uw paper gaat niet naar de conferentie. Het gaat naar een indieningssysteem: een website waar u de pdf uploadt, metagegevens invult en later uw recensies leest. Er zijn er vier die je keer op keer zult ontmoeten, en elk heeft een persoonlijkheid.

De grote vier

Systeem	Persoonlijkheid	Je vindt het op
HotCRP	Snel, minimaal, geliefd bij systeemmensen	Systeem- en beveiligingsconferenties (SOSP, USENIX)
EasyChair	De veteraan. Utilitair, overal	Workshops, veel CS-conferenties wereldwijd
OpenReview	Publiek gericht, beoordelingen vaak zichtbaar	ML-locaties (ICLR, NeurIPS)
CMT	Het werkpaard van Microsoft, vormzwaar	Visie- en ML-conferenties (CVPR)

Ze doen allemaal dezelfde kerntaak. De verschillen zitten in de details. OpenReview kan uw beoordelingen aan de wereld laten zien. HotCRP stuurt u een e-mail over elke opmerking. CMT heeft een onderwerpselectieraster dat tien minuten nodig heeft om door te klikken.

Maak uw account vroeg aan

Doe dit in de week waarin u besluit in te dienen, niet op de deadline-avond:

• Maak een account aan met de e-mail die u dagelijks controleert
• Bevestig dat de verificatie-e-mail daadwerkelijk arriveert
• Controleer of co-auteurs ook accounts hebben (het kan dagen duren voordat OpenReview-profielen worden goedgekeurd voor nieuwe gebruikers)
• Start een conceptinzending zodat u weet welke velden er bestaan

Dat laatste is van belang. Sommige locaties stellen verrassende vragen: ethische verklaringen, checklists voor reproduceerbaarheid, conflictdomeinen. Het is beter om ze een weekje te ontdekken.

Alleen pdf versus bronupload

De meeste locaties willen een PDF op het moment van indiening. Sommige, en bijna alle uitgevers die klaar zijn voor de camera, willen jouw LaTeX-bron ook. Houd uw project netjes genoeg om het op verzoek af te ronden. Oleafly exporteert rechtstreeks een bron-ZIP, wat precies de vormverzending is die systemen verwachten.

De metadatavelden

Naast de pdf kunt u verwachten dat u het volgende invult:

• Titel en samenvatting, als platte tekst. Herschrijf elke LaTeX-wiskunde in woorden of Unicode.
• Onderwerpen, selectievakjes die uw paper doorsturen naar reviewers. Kies eerlijk.
• Conflicten, mensen en instellingen die u niet mogen beoordelen: adviseurs, recente co-auteurs, collega’s. Als u dit verkeerd doet, kan een beoordeling ongeldig worden, dus wees grondig.
• Anonimiteitsbevestiging, op dubbelblinde locaties. Zie anonimisering voor dubbelblinde beoordeling.

De AoE-realiteit van 11:59

Elke deadline-avond dienen duizenden mensen zich in het laatste uur in, en de systemen worden traag. Uploads die tijdens de lunch seconden duurden, duren om 23:50 uur minuten. De oplossing is eenvoudig en niemand volgt deze: dien tijdig een werkende versie in.

Je kunt updaten tot de deadline

Hier is het bevrijdende deel: onderwerping is niet eenmalig. Op elk groot systeem kunt u uw PDF zo vaak vervangen als u wilt voordat de deadline sluit. Dien dus de dag ervoor een volledige, maar onvolmaakte versie in en blijf polijsten. Als het netwerk om 11:58 uur uitvalt, heb je een echte onderwerping in het systeem in plaats van een tragedie.

Volgende stop na indiening: begrijpen wat er aan de andere kant gebeurt, in peer review, uitgelegd.